WMS für 3PL: Warum viele Shops Mandantenfähigkeit brauchen

Ein WMS für 3PL muss vor allem eines können: viele Shops in einem Lager sauber auseinanderhalten. Diese Fähigkeit heisst Mandantenfähigkeit. Was sie im Alltag bedeutet und was passiert, wenn sie fehlt, lesen Sie hier.

Was heisst 3PL, was heisst mandantenfähig?

3PL steht für Third-Party Logistics, auf Deutsch Kontraktlogistik oder Fulfillment-Dienstleistung. Ein 3PL-Betrieb lagert und versendet Ware im Auftrag anderer Firmen, meist Onlineshops.

Jeder dieser Shops ist ein Mandant (Tenant). Ein mandantenfähiges Lagerverwaltungssystem trennt die Mandanten im selben System: eigene Artikel, eigene Bestände, eigene Regeln, eigene Preise, eigene Zugänge. Alle teilen sich die Regale, die Mitarbeiter und die Packtische. Aber keiner sieht die Daten des anderen, und keine Regel des einen gilt aus Versehen für den anderen.

Die Grundbegriffe erklärt der Artikel Was ist ein WMS?.

WMS für 3PL: Was ein 3PL WMS je Mandant trennen muss

In der Praxis reicht es nicht, Artikel mit einem Kürzel zu versehen. Eine 3PL-Software muss diese Dinge je Mandant führen:

• Fristen: Bis wann muss ein Auftrag dieses Shops verpackt sein? (Cut-Off)
• Carrier: Mit welchen Paketdiensten und Versandarten wird versendet?
• Beilagen und Verpackung: Flyer, neutraler Karton, eigener Lieferschein.
• Regeln für Retouren: Was passiert mit Ware in welchem Zustand?
• Preisliste: Was kostet Lagerung, Pick, Karton, Beilage für diesen Shop?
• Kanal: Aus welchem Shopsystem kommen die Aufträge?
• Zugang: Was darf der Shop selbst im Portal sehen?

Die Werte in dieser Tabelle stammen aus den Beispieldaten von SENDT WMS.

Was passiert, wenn die Mandantenfähigkeit fehlt

Viele 3PL-Betriebe starten mit einer Software für ein einzelnes Lager und ergänzen den Rest mit Listen. Das geht eine Weile gut. Dann zeigen sich typische Probleme:

Regeln stehen in Köpfen und Listen

Flyer beilegen, neutraler Karton, eigener Lieferschein: Wenn diese Regeln nicht im System stehen, muss sie der Packer kennen. Fehlt er oder ist er neu, geht die Beilage vergessen. Die Beschwerde landet beim Shop und dann bei Ihnen.

Eine Frist für alle

Wenn das System nur eine Abholzeit kennt, sieht niemand, dass ein Shop schon um 15:00 abschliesst. Aufträge mit früher Frist werden behandelt wie alle anderen.

Abrechnung wird zur Suche

Am Monatsende wird in Listen gesucht, welcher Shop welche Leistung bekommen hat. Was niemand notiert hat, wird nicht verrechnet.

Mails statt Einblick

Shops fragen nach Bestand, Sendungsstatus und Retouren. Jede Frage kostet Zeit im Büro. Und jede Antwort ist nur so aktuell wie die Liste, aus der sie stammt.

Neue Mandanten bremsen den Betrieb

Kommt ein neuer Shop dazu, müssen seine Artikel, Regeln und Preise erfasst werden. Ohne Trennung im System besteht die Gefahr, dass Einstellungen für den neuen Shop auch bestehende Abläufe verändern. Ein mandantenfähiges System richtet den neuen Mandanten getrennt ein, während die anderen normal weiterlaufen.

So setzt SENDT WMS Mandantenfähigkeit um

In SENDT WMS heissen die Mandanten «Tenants». Je Mandant gibt es eigene Fristen, Regeln, Preisliste, Designs, Kanäle und Zugänge. Die Beispieldaten zeigen vier Mandanten:

• MHOM (Muster Home AG): Shopify, Cut-Off 17:00, Preisliste v3
• MFEI (Muster Feinkost GmbH): Webshop über API und Webhooks, Cut-Off 15:00, Preisliste v2
• MSPO (Muster Sport GmbH): Webshop über API, Cut-Off 16:00, Preisliste v1
• MKAF (Muster Kaffee AG): in Einrichtung, Preisliste v1 als Entwurf

Regeln im System. Der Packtisch zeigt nur, was für diesen Auftrag gilt. Bei MHOM steht dort etwa «Flyer ‹Herbst-Aktion› beilegen» und «Lieferschein beilegen · automatisch». Für einen anderen Mandanten kann diskreter Versand gelten: neutraler Karton, Absender «SENDT Logistik», kein Produktname auf dem Label.

Fristen je Mandant und Carrier. Das Dashboard zeigt für jeden Shop die verbleibende Zeit bis zum Annahmeschluss und wie viele Aufträge schon versendet sind. Dazu kommen Fristen je Carrier, etwa Samstag Post CH Priority bis 11:00, EU mit DPD Classic bis 15:00, Palette mit Planzer am Vortag bis 17:00.

Retouren nach Regel des Shops. Für MSPO gilt zum Beispiel: Zustand C, Entscheid durch den Mandanten, höchstens 5 Tage. Die Ware wartet so lange auf einem Warteplatz.

Preisliste je Mandant. Jedes Ereignis im Lager trägt seinen Preis aus der Preisliste des Mandanten. Der Leistungsnachweis zeigt jede Position mit Zeit, Mitarbeiter und Gerät.

Portal je Mandant. Jeder Shop sieht Aufträge, Artikel und Bestand, Retouren, Berichte, Dokumente und Rechnungen, nur seine eigenen.

Servicequote je Mandant. Für jeden Mandanten zeigt das System, wie oft Einlagerung und Cut-Off eingehalten wurden. Pausen durch Klärfälle stehen im Bericht separat.

Wie die Fristen im Detail funktionieren, lesen Sie im Artikel Cut-Off im Versand.

Woran Sie eine echte 3PL-Lösung erkennen

Fragen Sie bei jeder WMS Software for 3PL nicht nur, ob sie mehrere Mandanten kann. Ein Ja auf dem Papier sagt wenig. Entscheidend ist, wie es im Alltag aussieht. Lassen Sie es sich deshalb am Bildschirm zeigen:

• ☐ Drei Mandanten mit drei unterschiedlichen Fristen im selben Dashboard
• ☐ Packtisch, der je Auftrag andere Anweisungen zeigt
• ☐ Rechnung, deren Positionen auf einzelne Ereignisse zurückgehen
• ☐ Portal-Ansicht aus Sicht eines Shops
• ☐ Ein neuer Mandant in Einrichtung, ohne die anderen zu stören

Fazit

Ein WMS für 3PL steht und fällt mit der Mandantenfähigkeit. Fristen, Regeln, Preise und Einblick gehören je Shop ins System, nicht in Listen. Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie das mit Ihren eigenen Mandanten aussieht.