Was ist ein WMS? Lagerverwaltungssystem einfach erklärt

Ein Warehouse Management System (WMS) ist die Software, die ein Lager steuert: Sie weiss, welcher Artikel auf welchem Platz liegt, und führt jeden Mitarbeiter durch seine Arbeit. Auf Deutsch heisst es Lagerverwaltungssystem. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein WMS genau tut, wie es sich von einem ERP unterscheidet und ab wann sich ein Fulfillment-Betrieb damit befassen sollte.

Was ist ein WMS (Warehouse Management System)? Die kurze Definition

Ein Lagerverwaltungssystem (WMS) bildet alle Bewegungen im Lager ab: vom Wareneingang über die Einlagerung bis zum Versand und zur Retoure. Es kennt den Bestand nicht nur als Zahl, sondern je Lagerplatz. Es sagt also nicht nur «48 Wolldecken sind da», sondern «32 liegen auf B12-02-02, 16 auf B12-02-04».

Dazu kommt die Führung der Arbeit. Ein WMS erstellt Picklisten, schlägt Lagerplätze vor, prüft Mengen und hält jeden Schritt fest. Wer im Lager arbeitet, muss weniger im Kopf behalten. Das System sagt, was als Nächstes zu tun ist.

Ein Begriff vorweg: Ein Mandant (Tenant) ist ein Kunde, für den ein Fulfillment-Dienstleister die Ware lagert und versendet, zum Beispiel ein Onlineshop.

Die Kernfunktionen eines Lagerverwaltungssystems

Die Funktionen folgen dem Weg der Ware durch das Lager. Ein typisches WMS deckt diese Stationen ab:

• Wareneingang (Goods Receipt): Die Lieferung wird angenommen, gezählt und mit der Bestellung verglichen.
• Einlagerung (Put-away): Das System schlägt einen freien, passenden Platz vor. Der Mitarbeiter bestätigt ihn.
• Kommissionierung (Picking): Die Artikel einer Bestellung werden aus den Regalen geholt, nach einer Pickliste.
• Verpackung (Packing): Am Packtisch wird der Inhalt geprüft, ein Karton gewählt und das Paket verschlossen.
• Versand (Shipping): Das Versandetikett (Label) wird gedruckt, das Paket an den Paketdienst (Carrier) übergeben.
• Retoure (Return): Zurückgeschickte Ware wird geprüft und je nach Zustand wieder eingelagert oder aussortiert.
• Inventur (Stocktaking): Der Bestand im System wird mit dem tatsächlichen Bestand im Regal abgeglichen.

Je nach Betrieb kommen weitere Aufgaben dazu, etwa Chargen und Mindesthaltbarkeitsdatum (Best-before date), Umlagerungen oder die Abrechnung von Leistungen.

WMS und ERP: Wo liegt der Unterschied?

Viele Betriebe arbeiten bereits mit einem ERP (Enterprise Resource Planning). Das ist die Software für Einkauf, Verkauf, Buchhaltung und Bestand auf Unternehmensebene. Die Frage liegt nahe: Reicht das nicht?

Ein ERP weiss, dass eine Bestellung existiert. Ein WMS weiss, wer sie gerade pickt, auf welchem Platz der nächste Artikel liegt und ob das Paket rechtzeitig fertig wird. Die beiden Systeme ergänzen sich oft: Das ERP liefert den Auftrag, das WMS erledigt ihn im Lager.

Warum Fulfillment-Betriebe besondere Anforderungen haben

Ein Händler mit eigenem Lager hat eine Firma, einen Satz Regeln und meist einen Paketdienst. Ein Fulfillment-Dienstleister arbeitet für viele Onlineshops gleichzeitig. Jeder Shop hat eigene Artikel, eigene Fristen, eigene Beilagen und eigene Preise für die Leistungen des Lagers.

Daraus entstehen Fragen, die ein einfaches Lagerprogramm nicht beantwortet:

• Welcher Shop muss bis wann versendet sein?
• Welche Beilage gehört in welches Paket?
• Welche Leistung wird welchem Shop verrechnet?
• Was sieht der Shop selbst, ohne beim Lager nachzufragen?

Mehr dazu lesen Sie im Artikel Lagerverwaltungssoftware für Fulfillment-Dienstleister. Wie die Trennung der Shops im System aussieht, erklärt WMS für 3PL: mandantenfähig arbeiten.

So setzt SENDT WMS das um

SENDT WMS ist ein Warehouse Management System für Fulfillment-Betriebe, die für viele Onlineshops lagern, picken, packen und versenden. Es deckt den Weg vom Wareneingang bis zur Rechnung in einem System ab. Dafür gibt es vier Oberflächen:

• Web-App für Büro, Schichtleitung und Finanzen
• Handscanner für Pick, Einlagern und Inventur, auch offline
• Packtisch mit Touch-Bildschirm, Waage und Etikettendrucker
• Mandanten-Portal, in dem jeder Shop seine eigenen Zahlen sieht

Jede Station arbeitet mit Scan. Beim Wareneingang erfasst der Handscanner Menge und Abweichung, zum Beispiel «Soll 60 / Ist 56». Bei der Einlagerung schlägt das System den Platz vor, etwa B12-02-02, und der Scan bestätigt ihn. Beim Pick zeigt der Scanner Platz, Weg und Fach im Kommissionierwagen.

Bevor ein Auftrag gepickt wird, prüft eine Ampel vier Dinge: bezahlt, verfügbar, Artikel nicht gesperrt, Adresse geprüft. Fällt eine Prüfung durch, entsteht ein Klärfall mit passenden Lösungsknöpfen. Am Packtisch vergleicht die Waage das Gewicht mit dem Soll, Toleranz ±5 %. Und jedes Ereignis im Lager wird zur Position auf der Rechnung des Mandanten.

Wann lohnt sich der Wechsel auf ein WMS?

Es gibt keine feste Grösse, ab der ein WMS Pflicht ist. Es gibt aber Zeichen, die in vielen Lagern auftauchen. Prüfen Sie diese Liste:

• ☐ Bestände stimmen nur nach einer Inventur wirklich.
• ☐ Neue Mitarbeiter brauchen lange, bis sie die Lagerplätze kennen.
• ☐ Probleme mit einer Bestellung fallen erst auf, wenn der Paketdienst schon weg ist.
• ☐ Die Regeln einzelner Shops stehen in Köpfen, Mails oder Listen.
• ☐ Am Monatsende wird in Listen gesucht, welche Leistungen zu verrechnen sind.
• ☐ Shops fragen per Mail nach Bestand oder Sendungsstatus.

Treffen mehrere Punkte zu, kostet das Lager vermutlich mehr Zeit, als es sollte. Ein WMS ersetzt diese Suche durch feste Abläufe.

Fazit

Ein Warehouse Management System steuert das Lager Schritt für Schritt und weiss jederzeit, wo welche Ware liegt. Für Fulfillment-Betriebe mit vielen Shops ist es das Werkzeug, das Fristen, Regeln und Abrechnung zusammenhält. Wenn Sie sehen möchten, wie das an Ihren eigenen Abläufen aussieht, zeigen wir es Ihnen in 30 Minuten.