Cut-Off im Versand: So verpasst kein Auftrag den Lastwagen

Cut-Off Versand heisst: Was bis zu einer festen Uhrzeit fertig verpackt ist, fährt heute noch weg. Alles danach geht erst morgen. Dieser Artikel erklärt, warum meist nicht das ganze Lager zu spät ist, sondern ein einzelner Auftrag, und wie Sie das früh genug sehen.

Was bedeutet Cut-Off im Versand?

Der Cut-Off (Annahmeschluss) ist die letzte Uhrzeit, bis zu der ein Auftrag bearbeitet sein muss, damit er am selben Tag versendet wird. In einem Fulfillment-Lager gibt es dabei zwei Arten von Fristen:

• Die Frist des Shops: Der Onlineshop verspricht seinen Kunden einen Versand am selben Tag, wenn bis zu einer bestimmten Zeit bestellt wird. Das ist die Versandfrist im Onlineshop.
• Die Frist des Paketdienstes: Die Abholung durch die Post oder einen anderen Carrier findet zu einer festen Zeit statt, zum Beispiel um 17:30.

Die Versand-Cut-off-Zeit eines Shops liegt also immer vor der Abholung. Dazwischen liegt die Zeit für Pick, Packen und Übergabe.

Fulfillment Cut-Off: Viele Shops, viele Fristen

Ein Händler mit eigenem Lager hat oft eine einzige Frist. Ein Fulfillment-Dienstleister arbeitet für viele Shops, und jeder Shop hat seine eigene. Ein Beispiel aus einem Lager mit drei Mandanten (Shops, für die das Lager arbeitet):

Die Abholung Post CH ist um 17:30. Für MFEI bleiben um 14:18 aber nur noch 42 Minuten. Wer nur auf den Lastwagen schaut, sieht dieses Risiko nicht.

Dazu kommen Fristen je Carrier. Ein Paket für den Samstag oder eine Palette kann eine andere Frist haben als ein normales Paket.

Warum meist ein einzelner Auftrag den Lastwagen verpasst

In vielen Lagern ist das Problem nicht die Menge. Die meisten Aufträge laufen problemlos durch. Zu spät ist meistens ein Auftrag, der irgendwo hängt:

• Die Zahlung ist noch nicht bestätigt.
• Ein Artikel ist nicht an Lager.
• Ein Artikel ist gesperrt, etwa weil seine Charge geprüft wird.
• Die Adresse gibt es so nicht.

Das Tückische daran: Solche Probleme fallen oft erst beim Pick oder am Packtisch auf. Dann ist es spät. Im schlimmsten Fall merkt es niemand, und der Auftrag zählt still als verpasst. Ohne Übersicht fällt es erst auf, wenn der Carrier schon abgefahren ist.

Die falsche Adresse als stiller Fehler

Eine falsche Adresse ist besonders teuer. Das Paket geht trotzdem raus und kommt zurück, mit Porto in beide Richtungen. Darum gehört die Prüfung der Adresse vor den Pick, nicht nach dem Versand.

So verpasst kein Auftrag den Lastwagen: die Prüfung vor dem Pick

Die wirksamste Massnahme ist eine Prüfung, bevor der Auftrag ins Lager geht. Sie beantwortet vier Fragen:

1. Ist der Auftrag bezahlt?
2. Sind alle Artikel verfügbar?
3. Ist kein Artikel gesperrt?
4. Ist die Adresse geprüft?

Ist eine Antwort «nein», wird der Auftrag nicht einfach liegen gelassen. Er wird zu einem Klärfall (Exception): Jemand ist zuständig, und es gibt klare Wege zur Lösung. Danach wird erneut geprüft, und der Auftrag läuft weiter.

Dazu gehört die Reihenfolge im Lager. Picklisten werden in Wellen gebündelt. Die Aufträge, deren Frist zuerst abläuft, kommen zuerst dran.

So setzt SENDT WMS das um

SENDT WMS kennt die Regeln jedes Shops und zeigt früh, welcher Auftrag den Lastwagen verpassen könnte. Die Beispiele stammen aus der Vorschau mit Beispieldaten.

Cut-Off-Ampel je Mandant. Countdown, Risiko und Prognose auf einen Blick, etwa: «MFEI · Cut-Off 15:00 · 0:42 h, 12 offen, 41 von 53 versendet, Risiko: 4 Aufträge knapp.»

Ampel vor jedem Auftrag. Vor dem Pick prüft das System: bezahlt, verfügbar, nicht gesperrt, Adresse. Fällt eine Prüfung durch, entsteht ein Klärfall mit passenden Lösungsknöpfen. Zuständig ist klar: SENDT oder der Mandant.

Cut-Off stoppt, statt still zu verfallen. Solange ein Klärfall offen ist, ist der Cut-Off dieses Auftrags gestoppt. Er zählt nicht als verpasst. Pausen durch Klärfälle stehen im Bericht separat.

Drei Beispiele für Klärfälle:

• Adresse: «Muster Weg 12, 3000 Bern» nicht gefunden. Vorschlag Post CH: Musterweg 12, 3011 Bern. Knopf: «Vorschlag übernehmen».
• Verfügbarkeit: Artikel 2290 ist 0 von 1 verfügbar, Zulauf 96 Stück erwartet. Knöpfe: «Auf WE warten», «Teillieferung», «Ersetzen».
• Sperre: 3310 Blütenhonig 500 g gesperrt wegen Qualitätsprüfung der Charge. Knöpfe: «Mandant fragen», «Ohne Position».

Ab 95 % Übereinstimmung korrigiert das System eine Adresse selbst, wenn der Mandant es so eingestellt hat.

Wellen nach Cut-Off. Die Picklisten werden in Wellen gebündelt, die zuerst ablaufende Frist kommt zuerst.

Störungen live. Steht ein Drucker, sieht die Schichtleitung es im Dashboard, etwa: «Drucker PT-01-ZPL · seit 39 min · 14 Jobs warten». Mit «Umleiten» gehen die Druckaufträge an einen anderen Drucker.

Mehr zu den Prüfungen am Packtisch lesen Sie im Artikel Kommissionierfehler vermeiden. Wie Fristen je Shop im System getrennt werden, zeigt WMS für 3PL.

Checkliste für den Nachmittag

• ☐ Kennen Sie die Cut-Off-Zeit jedes Shops und jedes Carriers?
• ☐ Sehen Sie um 14:00, welcher Shop am wenigsten Zeit hat?
• ☐ Werden Zahlung, Bestand, Sperren und Adresse vor dem Pick geprüft?
• ☐ Ist bei jedem Problem klar, wer es löst?
• ☐ Wird die Frist mit der frühesten Abholung zuerst gepickt?
• ☐ Fällt ein stehender Drucker auf, bevor sich die Labels stauen?

Fazit

Den Cut-Off verpasst selten das ganze Lager, sondern meist ein einzelner Auftrag mit einem ungelösten Problem. Wer vor dem Pick prüft und Probleme als Klärfall sichtbar macht, gewinnt die Zeit, sie zu lösen. Zeigen Sie uns Ihren Nachmittag vor dem Cut-Off, wir gehen ihn in 30 Minuten mit Ihnen durch.